Fecha de Revisión: 07 – 03 - 2024
Fecha de aprobación: 08 – 03 - 2024
SERVICIOS GEOLÓGICOS INTEGRADOS –SGI SAS-, presta servicios de consultoría, ingeniería e interventoría para diferentes tipos de proyectos a nivel nacional. Siendo conscientes de la influencia que tenemos en las diferentes actividades que desarrollamos nos comprometemos con una adecuada Responsabilidad Social Empresarial y con el mantenimiento del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo, Ambiente y Calidad, la protección de nuestros trabajadores, clientes, proveedores, contratistas y demás grupos de interés; para lo cual establecemos los siguientes principios:
El cumplimiento de los principios contenidos en la política, nos garantizan el desarrollo sostenible de la Organización y la rentabilidad en cada uno de los contratos que ejecutamos, permitiéndonos proteger la seguridad y salud de todos nuestros trabajadores y así promover la mejora continua en la calidad de vida laboral.
Fecha de Revisión: 07 – 03 - 2024
Fecha de aprobación: 08 – 03 - 2024
SERVICIOS GEOLÓGICOS INTEGRADOS SAS, presta servicios de consultoría e interventoría; gerencia administrativa de contratos; ejecución de obras civiles de suministro y monitoreo de agua, desarrollo de sistemas de información geográfica y modelamiento; gerencia técnica y maduración de proyectos del sector de hidrocarburos; interventoría y gestión social de proyectos y elaboración de estudios ambientales (EIA´s y PMA´s); perforación y construcción de pozos profundos, piezómetros para captación y monitoreo de aguas subterránea. Estudio, interventoría y programas arqueológicos preventivos en diagnóstico, prospección, rescate. Estudios geológicos, geotécnicos, hidrogeológicos, hidrológicos, y sociales en Línea base, modelos hidrogeológicos conceptuales y modelos matemáticos tridimensionales para procesos de inyección, construcción de túneles, definición de zonas de recarga y recuperación ambiental. Muestreo y análisis de laboratorio para AIRE, RUIDO, SUELO, AGUA, y BIOTA. En su compromiso incesante con la seguridad, es consciente de que el manejo, operación de los vehículos y tránsito por las vías públicas y privadas, debe realizarse en forma segura, efectiva
y eficiente para conservar la integridad física del personal que transporta, evitar daños al vehículo, equipos e instalaciones, actores viales vulnerables y otros terceros, por tal motivo ha establecido la política de seguridad vial como un aspecto de vital importancia en el desarrollo de todas sus actividades y para tal fin establece:
Cualquier desviación a la que sea sometida esta política por parte de los colaboradores, tendrá como referencia las medidas necesarias previstas en el Reglamento Interno de Trabajo.
Fecha de Revisión: 07/03/2024
Fecha de aprobación: 24/08/2021
INTRODUCCIÓN
SERVICIOS GEOLÓGICOS INTEGRADOS SAS – SGI SAS (en adelante SGI SAS), teniendo en cuenta el direccionamiento estratégico, los objetivos y metas, así como la naturaleza del negocio; es consciente que está expuesta a riesgos relacionados con el Lavado de Activos, Financiación de Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (en adelante LA/FT/FPADM) de diferentes fuentes de origen. Por esta razón la Asamblea General de Accionistas establece la siguiente política que reglamenta el sistema de autocontrol y gestión del riesgo al LA/FT/FPADM (en adelante SAGRILAFT), para garantizar la trasparencia de todas las operaciones que realiza la Empresa.
✔ Fortalecer la cultura organizacional enfocada en los valores corporativos para disminuir riesgos asociados al LA/FT/FPADM.
✔ Generar relaciones de mutuo beneficio con las contrapartes, orientando esfuerzos para combatir los riesgos asociados al LA/FT/FPADM.
✔ Dar cumplimiento a los requerimientos de la regulación local e internacional aplicables a la Organización, entre ellas específicamente las relacionadas con la prevención del LA/FT/FPADM.
✔ Crear espacios de capacitación sobre los conceptos, metodología, etapas, elementos y la implementación del SAGRILAFT.
✔ Definir los lineamientos a seguir en la gestión del riesgo del LA/FT/FPADM con el objeto de disminuir los riesgos del ingreso de recursos provenientes del lavado de activos o riesgos de financiación del terrorismo o se generen herramientas para descubrir el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de cualquier forma de dinero y otros bienes provenientes de actividades no lícitas.
✔ Promover procedimientos y metodologías para que SGI SAS se proteja de ser utilizada por sus contrapartes, como instrumento para el Lavado de activos, canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas.
✔ Contrapartes: es cualquier persona natural o jurídica con las cuales la Empresa tenga vínculos comerciales, de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden. Entre otros, son contrapartes la Asamblea General de Accionistas, los Representantes Legales, Gerentes, Directores, Coordinadores, Jefes de Departamentos, empleados, clientes, contratistas, proveedores y terceros vinculados de la Empresa.
✔ GAFI: es el Grupo de Acción Financiera Internacional. Grupo intergubernamental creado en 1989 con el fin de expedir estándares a los países para la lucha contra el LA, el FT y el FPADM.
✔ GAFILAFT: es el Grupo de Acción Financiera de Latinoamérica, organismo de base regional
del GAFI, creado en el año 2000 y en el cual hace parte Colombia.
✔ LA/FT/FPADM: lavado de activos, el financiamiento de terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.
✔ Oficial de Cumplimiento: es la persona natural designada por SGI SAS que está encargada de promover, desarrollar y velar por el cumplimiento de los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del Riesgo LA/FT/FPADM.
✔ PEP: significa personas expuestas políticamente, es decir, son los servidores públicos de
cualquier sistema de nomenclatura y clasificación de empleos de la administración pública nacional y territorial, cuando en los cargos que ocupen, tengan en las funciones del área a la que pertenecen o en las de la ficha del empleo que ocupan, bajo su responsabilidad directa o por delegación, la dirección general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos, el manejo directo de bienes, dineros o
valores del Estado. Estos pueden ser a través de ordenación de gasto, contratación pública, gerencia de proyectos de inversión, pagos, liquidaciones, administración de bienes muebles e inmuebles. Incluye también a las PEP extranjeras y las PEP de organizaciones internacionales.
✔ ROS: reportes de operaciones sospechosas.
✔ SAGRILAFT: es el sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de LA/FT/FPADM.
✔ SIREL: es el sistema de reporte en línea administrado por la UIAF. Es una herramienta WEB que permite a las entidades reportantes cargar y/o reportar en línea la información de las obligaciones establecidas en la normativa de cada sector, de forma eficiente y segura, disponible las 24 horas del día, 7 días a la semana y 365 días al año.
✔ UIAF: es la Unidad de Información y Análisis Financiero, la cual es la unidad de inteligencia financiera de Colombia, con las funciones de intervenir en la economía para prevenir y detectar el LA/FT/FPADM.
La política SAGRILAFT, aplica para la Asamblea General de Accionistas, Representantes Legales, Gerentes, Directores, Coordinadores, Jefes de Departamentos, empleados, clientes, contratistas y proveedores de la Empresa.
Se establece a continuación el alcance de las actividades necesarias que deben seguir las contrapartes de SGI SAS para la implementación y divulgación de la política SAGRILAFT:
✔ Asamblea General de Accionistas: dentro de las responsabilidades relacionadas con la adopción de la política SAGRILAFT, la Asamblea General de Accionistas, como máximo órgano social, y quienes ejercen el control sobre la persona jurídica, se encarga de:
∙ Establecer y aprobar para la Empresa una política LA/FT/FPADM.
∙ Aprobar el SAGRILAFT y sus actualizaciones, presentadas por el Representante Legal y
el Oficial de Cumplimiento.
∙ Aprobar el Manual de Procedimientos de Gestión del Riesgo, Políticas y matriz de riesgos LA/FT/FPADM y sus actualizaciones.
∙ Seleccionar y designar al Oficial de Cumplimiento y su respectivo suplente, cuando sea procedente.
∙ Analizar oportunamente los informes, reportes y solicitudes sobre el funcionamiento del SAGRILAFT, sobre las propuestas de correctivos y actualizaciones que presenten los Representantes Legales y/o Oficial de Cumplimiento, y tomar decisiones respecto de la totalidad de los temas allí tratados.
∙ Pronunciarse sobre los informes presentados por la Revisoría Fiscal o las auditorías interna y externa, que tengan relación con la implementación y el funcionamiento del SAGRILAFT, y hacer el seguimiento a las observaciones o recomendaciones incluidas.
∙ Ordenar y garantizar los recursos técnicos, logísticos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SAGRILAFT, según los requerimientos
que para el efecto realice el Oficial de Cumplimiento.
∙ Establecer los criterios para aprobar la vinculación de Contraparte cuando sea una PEP. ∙ Establecer pautas y determinar los responsables de realizar auditorías sobre el cumplimiento y efectividad del SAGRILAFT en caso de que así lo determine. ∙ Verificar que el Oficial de Cumplimiento cuente con la disponibilidad y capacidad necesaria para desarrollar sus funciones.
∙ Constatar que en la Empresa, el Oficial de Cumplimiento se encuentre desarrollando las actividades designadas por las entidades nacionales de orden regulatorio y en el SAGRILAFT.
✔ Representantes Legales : dentro de las responsabilidades relacionadas con la adopción de la política SAGRILAFT, los Representantes Legales, se encargan de:
∙ Presentar con el Oficial de Cumplimiento, para la aprobación de la Asamblea General de Accionistas, la propuesta del SAGRILAFT, así como el manual de procedimientos de gestión del riesgo, políticas y matrices de riesgos LA/FT/FPADM y sus actualizaciones.
∙ Estudiar los resultados de la evaluación del Riesgo LA/FT/FPADM efectuada por el Oficial de Cumplimiento y establecer los planes de acción que correspondan. ∙ Asignar los recursos técnicos, logísticos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SAGRILAFT, según los requerimientos que para el efecto realice el Oficial de Cumplimiento.
∙ Verificar que el Oficial de Cumplimiento cuente con la disponibilidad y capacidad necesaria para desarrollar sus funciones.
∙ Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al Oficial de Cumplimiento en el diseño, dirección, supervisión y monitoreo del SAGRILAFT.
∙ Presentar a la Asamblea General de Accionistas, los reportes, solicitudes y alertas que considere que deban ser tratados por dichos órganos y que estén relacionados con el SAGRILAFT-
∙ Asegurarse de que las actividades que resulten del desarrollo del SAGRILAFT se encuentran debidamente documentadas, de modo que se permita que la información responda a unos criterios de integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad.
∙ Certificar ante las entidades pertinentes y según requerimiento legal el cumplimiento de las normas, circulares, decretos y leyes, cuando sea requerido.
✔ Gerentes, Directores, Coordinadores y Jefes de Departamentos: dentro de las responsabilidades relacionadas con la adopción de la política SAGRILAFT, los Gerentes, Directores y Coordinadores, se obligan a:
∙ Presentar a los Representantes Legales, y al Oficial de Cumplimiento reportes, solicitudes y señales de alertas que considere que deban ser tratados y que estén relacionados con la prevención del LA/FT/FPADM en sus órganos de administración y de control.
✔ Oficial de Cumplimiento: dentro de las responsabilidades relacionadas con la adopción de la política SAGRILAFT, el Oficial de Cumplimiento se obliga a:
∙ Presentar a los la Asamblea General de Accionistas como máximo órgano social, los reportes, solicitudes y alertas que considere que deban ser tratados por dichos órganos y que estén relacionados con el SAGRILAFT y presentar por lo menos una vez al año,
informes de cumplimento del SAGRILAFT.
∙ Velar por el cumplimiento efectivo, eficiente y oportuno del SAGRILAFT. ∙ Promover la adopción de correctivos y actualizaciones al SAGRILAFT, cuando las circunstancias lo requieran y por lo menos una vez cada dos (2) años. Para ello deberá presentar a la Asamblea General de Accionistas, las propuestas y justificaciones de los correctivos y actualizaciones sugeridas al SAGRILAFT.
∙ Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación.
∙ Evaluar los informes presentados por la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y los informes que presente el Revisor Fiscal o la auditoría externa, si es el caso, y adoptar las medidas razonables frente a las deficiencias informadas. Si las medidas que deben ser adoptadas requieren de una autorización de otros órganos, deberá promover que estos asuntos sean puestos en conocimiento de los órganos competentes.
∙ Verificar el cumplimiento de los procedimientos de debida diligencia y debida diligencia avanzada, aplicables a la Empresa.
∙ Deberá reportarle a UIAF todas las operaciones sospechosas que detecte en el giro ordinario de sus negocios o actividades. El reporte deberá hacerse de manera inmediata y con naturaleza de ROS, a través del SIREL, conforme a las instrucciones señaladas por la UIAF en el “Manual de Usuario SIREL”.
En caso de que transcurra un trimestre sin que SGI SAS realice un ROS, el Oficial de Cumplimiento, dentro de los diez (10) días calendario siguientes al vencimiento del respectivo trimestre, deberá presentar un informe de “ausencia de ROS” o “Aros” a través del SIREL, en la
forma y términos que correspondan, de acuerdo con los instructivos de esa plataforma. ∙ Reportar A UIAF cualquier otro reporte o informe exigido por las disposiciones vigentes. ∙ Divulgar SAGRILAFT a toda la organización por medio de correo masivo corporativo y
asegurar la capacitación a aquellos empleados, asociados y, en general, a todas las partes interesadas que considere que deban conocer el SAGRILAFT.
✔ Revisoría Fiscal: dentro de las responsabilidades relacionadas con la adopción de la política SAGRILAFT, el Revisor Fiscal se encarga de:
∙ Cumplir con lo expresamente señaladas en la ley, relacionado con la obligación de reporte a la UIAF de las operaciones sospechosas, cuando las adviertan dentro del giro ordinario de sus labores.
∙ Solicitar usuario y contraseña en el SIREL administrado por la UIAF, para el envío de los ROS e informar a Representantes Legales y Oficial de Cumplimiento de SGI SAS, a pesar de la obligación de guardar la reserva profesional en todo aquello que conozca en razón del ejercicio de su profesión, en virtud de la responsabilidad inherente a sus funciones y conforme a los casos en que dicha reserva pueda ser levantada, tiene el deber de revelar información cuando así lo exija la ley.
✔ Empleados: dentro de las responsabilidades relacionadas con la adopción de la política SAGRILAFT, los empleados se obligan a:
∙ Contribuir con la implementación y el cumplimiento de la política SAGRILAFT, por lo tanto es deber de todos los empleados conocer esta política y velar por la comunicación, divulgación, identificación, manejo, seguimiento y evaluación, de los riesgos asociados a cada una de sus actividades.
∙ Constituirá falta grave para todos los efectos legales, cualquier incumplimiento o contravención de cualquiera de las medidas señaladas en la presente política
SAGRILAFT. Lo anterior indica que ese incumplimiento podrá derivar en la terminación del contrato de trabajo con justa causa, después de surtir el procedimiento disciplinario laboral establecido contractualmente.
∙ Informar o denunciar ante el Oficial de Cumplimiento por medio de las Gerencias, Direcciones, Coordinaciones y Jefes de Departamentos, cualquier comportamiento o actividad ilegal asociada al lavado de activos, financiación del terrorismo, y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva y que sea cometido por un tercero.
✔ Clientes, proveedores, contratistas y terceros vinculados: dentro de las responsabilidades relacionadas con la adopción de la política SAGRILAFT, los clientes, proveedores, contratistas y terceros vinculados, deben :
∙ Informar o denunciar ante el Oficial de Cumplimiento por medio de las Gerencias, Direcciones, Coordinaciones y Jefes de Departamentos, cualquier comportamiento o actividad ilegal asociada al LA/FT/FPADM y que sea cometido por un tercero.
El cumplimiento de los lineamientos definidos en esta política está orientados para permitir el eficiente, efectivo y oportuno funcionamiento del Sistema de Gestión de LA/FT/FPADM y traducirse en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuación de la Empresa.
✔ Marco Normativo y legal: SGI SAS establece dentro de su organización una cultura institucional y el reconocimiento del marco normativo y legal, que incluye las recomendaciones internacionales del GAFI, GAFILAT que previene el LA/FT/FPADM en sus órganos de administración y de control, Asamblea General de Accionistas, Representantes Legales, Gerentes, Directores, Coordinadores, Accionistas y en general todos sus colaboradores, proveedores, clientes, contratistas y demás terceros vinculados y ante cualquier hallazgo ilícito, los colaboradores realizaran ante Los Representantes Legales y Oficial de Cumplimiento los reportes necesarios y las acciones legales a que haya lugar.
✔ Documentación y registro: SGI SAS promueve la actualización en documentos y registros de las actividades adelantadas para implementar el sistema SAGRILAFT, garantizando de esta manera la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información atendiendo en particular las leyes sobre racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio.
✔ Vinculación y renovación: SGI SAS establece requisitos adecuados para la vinculación y realización de operaciones con sus empleados, clientes, proveedores y terceros vinculados, además rechaza el establecimiento o la renovación contractual que no cumpla con los requisitos exigidos por la ley, sus políticas y procedimientos internos, además SGI SAS no podrá vincular y realizar operaciones con personas expuestas políticamente (PEP) sin efectuar procesos o procedimientos de debida diligencia avanzada establecidos en esta política y en el manual de Manual de procedimientos de gestión del riesgo LA/FT/FPADM, solamente se puede realizar vinculación con la debida diligencia de aprobación del pago por Representante Legal, presentando los procedimientos de verificación y vinculación.
✔ Pagos y transacciones en efectivo: SGI SAS establece como lineamiento el no pago de facturas a terceros no identificados previamente por otras áreas, además SGI SAS no podrá realizar ningún pago o cobro en dinero en efectivo mayor a diez millones pesos ($10.000.000) o que en su conjunto durante el periodo de un mes para un misma persona natural o jurídica no superen o igualen los cincuenta millones de pesos ($50.000.000), sin
efectuar procesos o procedimientos de debida diligencia avanzada establecidos en esta política y en el manual de procedimientos de gestión del riesgo LA/FT/FPADM, solamente se puede realizar el pago con la debida diligencia de aprobación del pago por Representante Legal, presentando los procedimientos de debida diligencia avanzada de verificación y control al tercero a realizar el pago.
✔ Reserva de información: la información procedente de la aplicación de esta política está sometida a reserva, sólo podrá ser conocida por las autoridades judiciales o administrativas competentes. Así mismo, todas las contrapartes de SGI SAS tienen el compromiso de asegurar y limitar el uso de la misma a los fines estrictamente establecidos en la Ley y en esta política, entre los que se encuentra el de atender los requerimientos de información de la UIAF, autoridades competentes o entidades de control. Igualmente, el Oficial de Cumplimento que ha sido designado para tratar los temas del SAGRILAFT al interior de SGI SAS deberán garantizar la reserva en la identidad de las personas que realicen reportes de operaciones sospechosas.
✔ Elementos del SAGRILAFT: SGI SAS asegura el cumplimiento efectivo de la política LA/FT/FPADM, asegura además los procedimientos de diseño con las características propias de la Empresa y la identificación de los factores de riesgo, gestionando la aprobación del sistema SAGRILAFT por los Representantes Legales, promoviendo por parte del Oficial de Cumplimiento el seguimiento, divulgación y además capacitación a las contrapartes del manual de procedimientos de gestión del riesgo LA/FT/FPADM y matriz del riesgo LA/FT/FPADM, traduciéndose en una regla de conducta en la asignación de funciones que oriente la actuación de SGI SAS, sus empleados y alta dirección y demás vinculados o contrapartes.
✔ Etapas del SAGRILAFT: SGI SAS identifica, clasifica y segmenta en modo tiempo y lugar los riesgos de todas las contrapartes, productos y servicios, y en el momento de ocurrencia los riesgos deben ser reportados a través de los responsables de cada área al Oficial de Cumplimiento, aplicando las medidas de debida diligencia, detalladas más adelante. Es así como SGI SAS mide, controla y monitorea para mitigar la probabilidad de ocurrencia de riesgos a través del Oficial de Cumplimiento con la metodología para la medición y evaluación de riesgos, asignado los recursos humanos y tecnológicos necesarios.
SGI SAS para garantizar el cumplimiento de los lineamientos de la política SAGRILAFT, establece los siguientes procedimientos de debida diligencia, los cuales tienen como finalidad preservar la integridad institucional y prevenir actividades ilícitas de LA/FT/FPADM.
✔ Identificación de las situaciones que puedan generar riesgos asociados al LA/FT/FPADM: las contrapartes identificarán las señales de alerta y los riesgos asociados al LA/FT/FPADM e informaran al Gerente, Director, Coordinador y/o Jefe de cada área de la Empresa y a su vez esté, deberá reportarlo al Oficial de Cumplimento por medio del correo electrónico, quien debe emitir concepto formal y por escrito a la Asamblea General de Accionistas, y de manera obligatoria como debida diligencia avanzada cualquier pago o cobro en dinero en efectivo mayor a diez millones pesos ($10.000.000) o que en su conjunto
durante el periodo de un mes para un misma persona natural o jurídica no superen o igualen los cincuenta millones de pesos ($50.000.000), o en la vinculación de personas expuestas políticamente (PEP).
✔ Conocimiento de clientes, proveedores y terceros vinculados: SGI SAS realizará el conocimiento de sus clientes, proveedores y terceros vinculados utilizando las herramientas
de los riesgos asociados al LA/FT/FPADM, de un posible riesgo de contagio de actividades relacionadas con el LA/FT/FPADM, verificando por cualquier medio legal el origen de los recursos y la identidad del cliente, confirmando sus datos de contacto y su actividad
económica y solicitar cualquier documentación adicional que se considere pertinente. ✔
✔ Conocimiento de Personas Expuestas Políticamente (PEP). los procesos para el conocimiento de PEP requieren una debida diligencia avanzada, lo que conlleva a ser más estrictos y exigir mayores controles, es decir aplicando los controles del conocimiento de clientes y proveedores de la debida diligencia, más la aprobación por un Representante Legal de SGI SAS verificando por cualquier medio legal el origen de los recursos y la identidad del cliente.
✔ Conocimiento de trabajadores: SGI SAS verificará los antecedentes de sus trabajadores, así como de las personas que tenga intención de contratar. Así mismo, realizará una actualización de dichos datos, por lo menos una vez al año, quienes en el desempeño de sus funciones deberán cumplir estrictamente con el Reglamento Interno de Trabajo (RTI), con las políticas, normas y procedimientos de la Empresa.
✔ Verificación en listas con información LA/FT/FPADM de clientes, proveedores y trabajadores: cada una de las áreas debe realizar validación de los antecedentes (históricos, judiciales y administrativos) relacionados con LA/FT/FPADM, se realizará mínimo en las siguientes fuentes:
∙ Lista ONU expedida por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas. ∙ Lista SDN de la OFAC expedida por la oficina de control de activos extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos de América.
∙ Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación de la persona jurídica y su Representante Legal o de la persona natural correspondiente. ∙ Adicionalmente pueden ser consultadas por internet u otros medios técnicos, listas de Policía Nacional y certificado de antecedentes fiscales de la Contraloría General de la República.
✔ Negación de clientes, proveedores, terceros vinculados y trabajadores: en el caso particular de negación de un clientes, proveedor o trabajador por reporte en listas con información LA/FT/FPADM o por la detección de una operación sospechosa, no se podrá indicar en documentos proferidos por SGI SAS o revelar en comunicación verbal, que la negación del producto o servicio corresponde a antecedentes relacionados con LA/FT/FPADM.
✔ Conservación de registros y documentos de operaciones y debida diligencia: SGI SAS cuenta con procedimientos que le permiten garantizar el adecuado manejo, conservación y archivo de los documentos y reportes relacionados con los sistemas de gestión de riesgos asociados al LA/FT/FPADM, lo cual garantiza la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la documentación.
✔ Reportes internos: el Oficial de Cumplimiento mínimo una vez al año, deberá realizar un informe de gestión del SAGRILAFT, a la Asamblea General de Accionistas con los Representantes Legales. Igualmente, el Oficial de Cumplimiento deberá reportarle a UIAF todas las operaciones sospechosas que detecte en el giro ordinario de sus negocios o actividades. El reporte deberá hacerse de manera inmediata y con naturaleza de ROS, a través del SIREL, conforme a las instrucciones señaladas por la UIAF en el “Manual de Usuario SIREL”. En caso de que transcurra un trimestre sin que SGI SAS realice un ROS,
el Oficial de Cumplimiento, dentro de los diez (10) días calendario siguientes al vencimiento del respectivo trimestre, deberá presentar un informe de “ausencia de ROS” o “Aros” a través del SIREL, en la forma y términos que correspondan, de acuerdo con los instructivos de esa plataforma.
Según lo establece SGI SAS, los riesgos asociados al LA/FT/FPADM son los siguientes:
✔ Riesgo LA/FT/FPADM: es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una Empresa por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas o el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. Las contingencias inherentes al LA/FT/FPADM se materializan a través de riesgos tales como el riesgo de contagio, riesgo legal, Riesgo operativo, riesgo reputacional y los demás
a los que se expone la Empresa, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera, cuando es utilizada para tales actividades.
✔ Riesgo legal: es la posibilidad de pérdida en que incurre una Empresa al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. Surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.
✔ Riesgo Operativo: es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y el riesgo reputacional, asociados a tales factores.
✔ Riesgo Reputacional: es la posibilidad de pérdida en que incurre una Empresa por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la organización y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.
✔ Riesgo Inherente: es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles.
✔ Riesgo Residual: es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles.
✔ Riesgo de Contagio: es la posibilidad de pérdida que una Empresa puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de una contraparte.
Teniendo en cuenta que SGI SAS cuenta con un sistema de gestión integral, contempla las siguientes excepciones a los procedimientos del sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de LA/FT/FPADM:
✔ Legalización de viáticos debidamente autorizados a través del formato respectivo, cuando se esté frente a la contratación de una cuantía inferior a novecientos cincuenta mil pesos ($950.000).
✔ Identificación de clientes que demanden servicios por menos de un millón quinientos pesos mensuales ($1.500.000), o que el total de facturación en el año no sobrepase los dieciocho millones de pesos ($18.000.000).
✔ Pagos y cobros en dinero en efectivo menores e iguales a diez millones pesos ($10.000.000) o que en su conjunto durante el periodo de un mes para un misma persona natural o jurídica no superen o igualen los cincuenta millones de pesos ($50.000.000).
Fecha de Revisión: 07– 03 – 2024
Fecha de aprobación: 08– 03 – 2024
SERVICIOS GEOLÓGICOS INTEGRADOS SAS, es completamente consciente que la Alta Gerencia debe garantizar el cumplimiento del conjunto de principios, valores y normas que regulan el diseño, gestión, integración y funcionamiento de las diferentes áreas empresariales. Por esta razón, a partir del Oficial de cumplimento y de Revisoría Fiscal, se elaboran, implementan y auditan los Procedimientos tanto internos como externos y el Programa de Transparencia y Ética Empresarial – PTEE, que sean necesarios para cumplir con altos niveles de productividad, HSEQ y Responsabilidad Social Empresarial. Así, dichas áreas se encargan de velar por la transparencia en el accionar de la compañía. También es importante resaltar que la Alta Gerencia se preocupa por el bienestar de todas sus partes interesadas: Accionistas, Empleados, Proveedores, Clientes, Competencia, Gobierno, Sociedad y Ambiente. De esta manera, y mediante procesos de cooperación mutua, se buscará alcanzar principios como ética, buenas prácticas corporativas, responsabilidad ante terceros, oportunidad y veracidad de la información interna y externa. Asimismo, SERVICIOS GEOLÓGICOS INTEGRADOS SAS espera que todo su personal actúe bajo los principios de buena fe en su trabajo, ética en su actuar y moralidad en su conducta, con el fin de que se cumplan las metas de la compañía sin manchar su buen nombre y sin que existan actos de fraude o engaño que puedan perjudicar la reputación de la empresa. Además, SERVICIOS GEOLÓGICOS INTEGRADOS SAS tendrá en cuenta los principales valores y políticas del Programa de Transparencia y Ética Empresarial – PTEE a la hora de juzgar y medir el desempeño de los empleados, buscando absoluta legalidad y claridad en el trabajo de los mismos, que incluyen:
Fecha de Revisión: 07 - 03 – 2024
Fecha de aprobación: 15 - 03 - 2023
SERVICIOS GEOLÓGICOS INTEGRADOS SGI SAS, es consciente de que el uso del tabaco, vapeadores, cigarrillos electrónicos y el consumo de sustancias como el alcohol y las drogas, por el carácter nocivo que representa para la salud afectando el bienestar y desempeño de las personas que hacen uso de ellas, de las que las rodean.
Por este motivo SERVICIOS GEOLÓGICOS INTEGRADOS SGI SAS, declara la prohibición del uso, posesión y comercialización de este tipo de sustancias en el horario de trabajo, instalaciones, sitios habituales de trabajo, sitios habituales de ejecución de proyectos o en el transporte que suministre la organización y cuando este a nombre de la organización.
La empresa podrá realizar pruebas de alcohol y drogas directamente o a través de terceros, cuando existan razones para sospechar del abuso de dichas sustancias o cuando un trabajador o contratista esté involucrado en un accidente y deba descartarse una relación con uso o abuso de estos.
Las pruebas de alcoholemia serán realizadas con equipos calibrados. Estas pruebas se realizarán de forma aleatoria en los lugares de trabajo, sitios habituales de ejecución de proyectos o en las oficinas de SGI.
La Compañía destinará los recursos necesarios para que se conozcan los efectos que produce en la salud el consumo de estas sustancias psicoactivas, promoviendo actividades de sensibilización y capacitación que busquen generar hábitos y estilos de vida saludable con el fin de alcanzar altos estándares de seguridad y productividad.
Los trabajadores deberán tener una conducta responsable y participativa en las acciones que promuevan el cumplimiento de esta política, de igual forma las directrices definidas en esta política son de estricto cumplimiento para todos los trabajadores de la organización y en caso de incumplimiento de las mismas se adoptarán las medidas disciplinarias correspondientes definidas por la Organización.
Fecha de Revisión 07-03-2024
Fecha de Aprobación 08-03-2024
SERVICIOS GEOLÓGICOS INTEGRADOS -SGI SAS-, está comprometida con proporcionar un ambiente de trabajo sano, seguro y saludable a sus trabajadores previniendo situaciones o conductas que puedan constituirse en acoso laboral, acoso laboral sexual y acoso sexual en sus trabajadores. De igual forma en nuestra organización somos conscientes de la importancia de establecer mecanismos de prevención de este tipo de conductas, con el fin de que promover un lugar de trabajo en condiciones dignas y justas; la armonía entre quienes comparten vida laboral empresarial y el buen ambiente en la empresa que proteja la intimidad, la honra, la salud mental y la libertad de todos los trabajadores.
En aras de la prevención, SGI SAS, establece las siguientes directrices:
SGI SAS, se compromete a implantar y vigilar el cumplimiento de las normas dirigidas a prevenir cualquier conducta o comportamiento que implique la calificación de acoso laboral, acoso laboral sexual y acoso sexual a salvaguardar la información que sea recolectada y a dar trámite oportuno a las quejas que pueden aparecer entorno al acoso laboral. El no cumplimiento de esta política será considerado una falta grave y como tal se le dará el manejo conforme a los lineamientos definidos en el Reglamento Interno de Trabajo.
Fecha de Revisión: 07-03-2024
Fecha de Aprobación: 30-06-2022
Objetivo de la Política
Con el objeto de garantizar el respeto del tiempo de descanso, así como de su vida personal y familiar de los trabajadores de SERVICIOS GEOLÓGICOS INTEGRADOS SGI SAS la presente política tiene por objeto garantizar el derecho a la desconexión como herramienta fundamental para lograr un mejor orden del tiempo de trabajo en aras del respeto de la vida privada y familiar, que garantizando los compromisos asumidos con nuestros clientes permita desarrollar y favorecer el equilibrio entre la calidad de vida profesional y personal y la salud de todos los trabajadores.
Ámbito de Aplicación
Esta política resulta aplicable a todos los trabajadores que integran SERVICIOS GEOLÓGICOS INTEGRADOS SAS SGI SAS. Exceptuando:
∙ Los trabajadores que en SERVICIOS GEOLÓGICOS INTEGRADOS SGI SAS desempeñen cargos de dirección, confianza y manejo.
∙ Aquellos que por la naturaleza de la actividad o función que desempeñan deban tener una disponibilidad permanente.
∙ Situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, en los que se requiera cumplir deberes extra de colaboración con la empresa.
∙ Cuando sean necesarios para la continuidad del servicio o para solucionar situaciones difíciles o de urgencia en la operación de la empresa, siempre que se justifique la inexistencia de otra alternativa viable.
Sin perjuicio de lo anterior, los trabajadores que actúen como directores, jefes o representantes de SERVICIOS GEOLÓGICOS INTEGRADOS SGI SAS promoverán, en la medida en que sus competencias y sus responsabilidades así lo permitan, la aplicación de principios y directrices similares a los contenidos en esta Política.
Declaración de principios en materia de desconexión laboral
En aras de dar cumplimiento a la Ley 2191 de 2022 que regula el derecho a la Desconexión Laboral, SERVICIOS GEOLÓGICOS INTEGRADOS SGI SAS, presenta las siguientes disposiciones que tendrán por objeto el establecimiento de las medidas que tiendan a asegurar el respeto del tiempo de descanso y vacaciones de los trabajadores, así como el respeto a su intimidad familiar y personal, fuere cual fuere la jornada ordinaria de trabajo. Todo ello en base a los siguientes Principios:
∙ Esta política incluye en su ámbito funcional a todos los trabajadores directos, incluidos los que ocupen puestos gerenciales o directivos, toda vez que estos están llamados a garantizar el ejercicio del derecho a la desconexión laboral.
∙ La presente política aplica a la totalidad de trabajadores de SERVICIOS GEOLÓGICOS INTEGRADOS SGI SAS. Quedan incluidos en el ámbito de aplicación de la presente política todos aquellos trabajadores que puedan estar adscritos a otras formas de organización laboral como teletrabajo, trabajo remoto o trabajo en casa que existan o puedan existir en SERVICIOS GEOLÓGICOS INTEGRADOS SGI SAS, siempre y cuando no desempeñen cargos de dirección, manejo y confianza.
∙ Como regla general la organización garantiza los medios digitales empresa-trabajador que permitan la desconexión laboral, fuera de horario laboral suponiendo un respeto absoluto al tiempo de descanso, permisos, vacaciones del trabajador, así como de su intimidad, personal y familiar.
∙ La Alta Dirección implementará una serie de acciones de formación y sensibilización del personal sobre el uso de los medios tecnológicos y la necesidad de ejercer este derecho
a la desconexión laboral, incluyendo actividades dentro de su Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
∙ Corresponde a quienes tengan la responsabilidad sobre un equipo y/o superiores jerárquicos de los/as trabajadores/as, fomentar y educar mediante la práctica responsable de las tecnologías y con el propósito de dar cumplimiento al derecho a la desconexión laboral.
∙ Como norma general, los trabajadores de SERVICIOS GEOLÓGICOS INTEGRADOS SAS SGI SAS procuraran evitar el envío de mensajes de correo electrónico fuera de su horario laboral.
Sin perjuicio de lo establecido en el punto “Circunstancias de causa de fuerza mayor”, ningún trabajador podrá exigir respuesta al mensaje electrónico enviado fuera del horario laboral del destinatario. De igual modo, evitará marcar el correo electrónico como urgente si no es estrictamente necesario.
Medidas a adoptar
Se garantizará a los trabajadores que les aplica la presente política el derecho a la desconexión laboral una vez finalizada la jornada laboral ordinaria e incluida la extraordinaria.
Como norma general, los cargos directivos, jefes y personal con cargos de dirección manejo y confianza evitaran el envió de comunicaciones de índole laboral a través de medios digitales entre la finalización de la jornada laboral y el inicio de la siguiente, dando prioridad al uso de la opción “programar envio” para evitar requerimientos fuera de la jornada laboral a los trabajadores que sean objetivo de aplicación de la presente política. En caso de que este tipo de comunicaciones sean emitidas y/o recibidas fuera del citado horario, el emisor de estas deberá tener presente que el receptor podrá ejercitar su derecho a la desconexión laboral y contestarlas únicamente dentro de su horario laboral. Lo anteriormente indicado no resultaría de aplicación en: Situaciones de causa de fuerza mayor o urgencia.
Convocatoria de reuniones de trabajo
Los trabajadores han de acudir a cuantas reuniones se convoquen dentro de su horario laboral, de forma presencial u on-line tanto organizativas como con clientes. A efectos de garantizar el derecho a la desconexión laboral en relación con la efectiva conciliación de la vida personal, familiar y laboral, la convocatoria de reuniones de trabajo ha de ajustarse a los siguientes parámetros:
∙ Se convocarán dentro del Horario Laboral establecido en el RIT.
∙ La convocatoria incluirá el tiempo aproximado de duración y, preferiblemente, no se extenderán hasta más tarde de las 18:30 Horas.
∙ En la medida de lo posible, efectuar las convocatorias a sesiones indicadas en el párrafo anterior con la antelación suficiente para que los trabajadores puedan planificar su jornada.
Circunstancias de causa de fuerza mayor
Se excluye la aplicación del derecho a desconexión laboral a los cargos que son objeto de la presente política, en los casos en que concurran circunstancias de fuerza mayor o que supongan un grave, inminente o evidente perjuicio empresarial o del negocio, cuya urgencia temporal necesita indubitadamente de una respuesta inmediata.
Instrucciones concretas para los periodos de tiempos de descanso, permisos, licencias o vacaciones.
SERVICIOS GEOLÓGICOS INTEGRADOS SGI SAS, reconoce explícitamente el derecho de todos los trabajadores, a no responder emails, llamadas y/o mensajes profesionales fuera de su jornada laboral, ni durante los tiempos de descanso, permisos, licencias o vacaciones. Para ello, durante estos periodos cada trabajador:
∙ En tiempos de descansos prolongados como licencias o vacaciones, se configurará el correo electrónico para dar una respuesta automática indicando la situación del trabajador, el periodo de ausencia, y otra persona de contacto.
Seguimiento y evaluación del Medidas Establecidas
El proceso de Recursos Humanos efectuara el seguimiento de la presente política. Quienes realizaran las siguientes funciones:
∙ Evaluar por cada proceso si la actividad es compatible con esta nueva forma de trabajar y con impacto positivo en el negocio. Y realizar las modificaciones pertinentes. ∙ Revisar de forma periódica esta política a fin de incluir en ella cuantas modificaciones y actualizaciones se considere necesarias para su buen funcionamiento ∙ Garantizar un seguimiento adecuado de las medidas adoptadas en este protocolo con objeto de asegurar su cumplimiento.
Acciones de implementación, comunicación, sensibilización y formación SERVICIOS GEOLÓGICOS INTEGRADOS SGI SAS implementará las medidas de sensibilización y formación sobre las que se ampara el derecho a la desconexión laboral.
Se difundirá internamente la presente política mediante:
∙ Comunicados periódicos internos para todos los trabajadores.
∙ La ubicación de la presente política en la intranet corporativa
Se informará y/o formará a los trabajadores sobre la necesaria protección del derecho a desconexión laboral, teniendo en cuenta las circunstancias, tanto laborales como personales. Se pondrá a disposición de las personas trabajadoras, toda la información y/o formación que precisen para la comprensión y posterior aplicación de las mencionadas medidas protectoras del derecho a la desconexión laboral.
Corresponderá a quienes tengan la responsabilidad sobre un equipo y/o superiores jerárquicos de las personas trabajadoras, fomentar y educar mediante la práctica responsable de las tecnologías y con el propósito de dar cumplimiento al derecho a la desconexión laboral.
Ruta de Atención a la Vulneración del Derecho de Desconexión Laboral SERVICIOS GEOLÓGICOS INTEGRADOS SGI SAS garantiza la protección frente a represalias como medio de salvaguardar la libertad de expresión a las personas que comuniquen información sobre actos u omisiones relacionados con el derecho a desconexión laboral en la organización.
En caso de vulneración de su derecho a la desconexión, el trabajador podrá alertar así:
En caso de considerar que las anteriores instancias no dieron respuesta a su solicitud y se siga considerando vulnerado su derecho a la desconexión laboral el trabajador, podrá poner dicha situación en conocimiento del Inspector de Trabajo con competencia en el lugar de los hechos.
La denuncia deberá detallar los hechos, así como también anexar prueba sumaria de los mismos. El inspector competente conminará preventivamente al empleador para que ponga en marcha los procedimientos referidos en el artículo 5° de la ley 2191 de 2022.
Fecha de Revisión: 07-03-2024
Fecha de Aprobación: 08-03-2024
SERVICIOS GEOLÓGICOS INTEGRADOS –SGI SAS-, reconoce la importancia de proteger, defender y prevenir cualquier afectación a los derechos humanos de nuestros trabajadores, contratistas y comunidad del área de influencia de nuestros proyectos. Estamos comprometidos con el trato justo, digno e imparcial de todas las personas y nos esforzamos en orientar nuestro actuar basado en la legislación vigente sobre los derechos laborales y no laborales y formalizamos la presente Política de acuerdo con las normas y prácticas internacionales como la Carta Universal de los Derechos Humanos de las Naciones Unidas y la Declaración de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) relativa a los Principios y Derechos Fundamentales en el Trabajo., Promovemos los principios de diversidad, inclusión e igualdad de trato y oportunidades, y nos comprometemos a garantizar el derecho a condiciones laborales respetuosas con la dignidad personal, así como a crear un entorno laboral donde las personas sean tratadas de manera justa y valoradas por su individualidad. Buscamos proteger la integridad física y psicológica y la individualidad de cada persona, y nos oponemos a toda forma de comportamiento que resulte discriminatorio en relación con género, edad, discapacidad, nacionalidad, orientación sexual, etnia, religión, opiniones políticas y cualquier otra forma de diversidad individual, o que sea perjudicial para la persona y sus convicciones o preferencias. En consecuencia, promovemos la libertad de expresión de las personas. Evaluamos el impacto de la empresa en materia de derechos humanos, las áreas de riesgo, incluidos análisis de país, evaluaciones de nuevas operaciones y consultas con las partes interesadas. Integrar los recursos humanos en la empresa, para analizar los sistemas de capacitación, comunicación, gestión, entre otros. Hacemos seguimiento al desempeño, y transmitimos información al respecto, incluso mediante la identificación de indicadores de medición del progreso. Brindamos reparación o cooperamos en la reparación de las situaciones adversas de derechos humanos que la empresa ha causado o con las que ha contribuido mediante un proceso legítimo. Establecemos mecanismos operativos efectivos de presentación de reclamaciones para las personas que se hayan visto afectadas negativamente por las actividades de la empresa.
Estos procedimientos de aplicación de nuestras políticas, nos permite fortalecer nuestro enfoque para abordar las posibles vulneraciones al derecho dentro de nuestras operaciones y áreas de influencia geográfica de nuestros proyectos, así como el respeto a la dignidad de cada uno de nuestros colaboradores internos o externos, proveedores y comunidad en general. Implementando un proceso diligente para identificar, prevenir y mitigar los impactos potenciales o reales de la vulneración o afectación de los derechos humanos en el que participen de forma activa nuestros actores y grupos de interés.
La Compañía cuenta con los siguientes mecanismos para la recepción, atención, gestión y seguimiento de solicitudes allegadas por parte de los grupos de interés: - Línea ética, para denuncias relacionadas con vulneración de derechos humanos, ética y LAFT. - Protocolo PQRI (Peticiones, Quejas, Reclamos e Inquietudes) Estas herramientas están orientadas a mantener un buen relacionamiento con nuestros grupos de interés, así como a prevenir y mitigar los riesgos asociados a derechos humanos en las operaciones. En caso de dudas, denuncias y/o presuntos incidentes relacionados con vulneración de derechos humanos podrá enviar directamente su queja de forma anónima al correo: linea123@sgiltda.com.
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